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Mitarbeiterliste
Einzelnen Mitarbeiter anlegen
Mitarbeiter per CSV importieren
Verträge importieren
Der Import ist auf die gewählte Krankenkasse beschränkt – Daten anderer Kassen derselben Firma bleiben unangetastet. Vor dem Speichern gibt es immer erst eine Vorschau.
VertragspositionenGruppiert nach VB-Code –
Import-VerlaufLetzter CSV-Import, acriba-Import und Übernahme in die Ampel je Kasse –
AnspruchsregelnHöchstmenge je Zeitraum, z.B. PG 08, PG 17, Homecare-Verbrauchsmaterial –
Steuert die Hinweisbox im Mitarbeiter-Check, die zur Prüfung der Kundenhistorie auffordert. Pro Kasse/PG können mehrere Regeln angelegt werden (z.B. rundgestrickte vs. flachgestrickte Kompressionsware).
KAV-SchwellenwerteAb welchem Preis ein Kostenübernahmeantrag nötig ist –
Zeigt im Mitarbeiter-Check einen Hinweis, sobald der Abrechnungspreis der Position den festgelegten Betrag für Kasse/PG erreicht oder überschreitet.
acriba-Rohdatei importieren
GRUPPENID;VERTRAG;KASSE...) zuerst importieren,
danach beliebig viele Positionsdateien (VERTRAGSART;VERTKENN...). Die Kasse wird automatisch über GRUPPENID aufgelöst.
Bei Positionsdateien unten die Firma(en) auswählen, für die dieser Kassenvertrag gilt (Gruppendateien sind firmenunabhängige Kassen-Stammdaten).
Diese Daten sind unabhängig von der Ampel-Vertragsprüfung und speisen nur den Aufzahlungsrechner.
Import-Übersicht je Vertrag
HMV-Zuordnung (für Vertrags-Übernahme)
Ordnet HMV-Präfixe (offizielle GKV-Systematik, z.B. "10.50") den App-eigenen Codes produktgruppe/vb_code/vb_base zu. Wird beim Klick auf "Als Vertrag übernehmen" oben genutzt, um acriba-Positionen den Kategorien der Ampel-Logik zuzuordnen. Firmenübergreifend gültig – nicht raten, sondern mit den offiziellen GKV-Werten befüllen. Nicht zugeordnete HMV-Präfixe werden bei der Übernahme explizit gemeldet, nie stillschweigend übersprungen.
Genehmigungsregeln (genehmigungsfrei vs. Kostenvoranschlag)
Legt pro Kasse + HMV-Präfix (7-Steller oder kürzer) fest, ob ein Hilfsmittel genehmigungsfrei abgegeben werden darf oder per Kostenvoranschlag/Genehmigung eingereicht werden muss. Kommt aus dem Kassenvertrag – nicht aus den acriba-Daten. Firmenübergreifend gültig. Im Schnellcheck gewinnt die spezifischste Regel (Longest-Prefix): eine Regel auf „18.50.02.0" schlägt eine auf „18.50" schlägt eine auf „18".
Lücken-Check
Prüft für einen Standort und eine Krankenkasse alle Hilfsmittel aus dem Suchfeld genau so, wie die App sie den Mitarbeitern anzeigt, und zeigt, wo die App keine sichere Antwort hat. Es werden keine Daten geändert.
Hilfsmittel / Produkte
Verbund
Vertragsgemeinschaften wie GWQ ServicePlus oder spectrumK: oben der Verbund, darunter die Kassen, die dazugehören. Hat eine Kasse selbst keinen Vertrag, nimmt der Mitarbeiter-Check den Vertrag des Verbunds – nur für die eingetragenen Produktgruppen. „Entfernen“ nimmt die Kasse nur aus dem Verbund, die Kasse selbst bleibt bestehen.
Die Excel-Liste der GWQ ServicePlus AG hochladen. Zuerst zeigt die App nur an, was sich ändern würde – gespeichert wird erst mit „Übernehmen“ (vorher wird automatisch ein Backup angelegt). Übernommen werden nur Kassen, die heute teilnehmen.
Kassen
Kassen, die nicht mehr gebraucht werden (z.B. Tippfehler), können gelöscht werden – aber nur, wenn keine Verträge, Nachweise, Regeln oder Verbund-Zuordnungen mehr daran hängen.
Doppelte Kassen zusammenführen
Die ausgefüllte Kassen-Zuordnungsliste (Excel, Blatt „Zuordnung“) hochladen. Zuerst zeigt die App nur an, was zusammengeführt würde – geändert wird erst mit „Zusammenführen“ (vorher wird automatisch ein Backup angelegt). Die alten Namen bleiben als Spitznamen gespeichert, damit künftige Gruppendateien automatisch bei der richtigen Kasse landen.
Zusammengeführte Namen anzeigen
Standort-Übersicht: Verträge & Versorgungsbereiche
Zeigt für einen Standort alle hinterlegten Kassen mit ihren Versorgungsbereichen (Schicht 2) – standortspezifische Einträge haben Vorrang, ohne eigene Einträge gilt der firmenweite Umfang.
PQ-Zertifikate (pro Standort)
Bestimmt Schicht 1 der Ampel-Prüfung (Präqualifizierung, kassenunabhängig). Ist für einen Standort mindestens ein Versorgungsbereich hinterlegt, prüft die App ausschließlich diese Liste – ohne jeden Eintrag greift weiterhin die alte, weniger genaue Logik.
Vertragsbeitritte (pro Firma + Kasse, optional Standort)
Bestimmt Schicht 2 der Ampel-Prüfung (welche Versorgungsbereiche sind bei dieser Kasse tatsächlich beigetreten – siehe "Positionsdaten (acriba)"-Tab, dort läuft der eigentliche Vertrags-Sync).
Kassenaufstellung hochladen (mehrere Kostenträger in einer Datei)
Manche Kassen liefern Vertragsbestätigungen nicht einzeln, sondern als eine Excel-Tabelle für einen Standort mit ALLEN Kostenträgern gemeinsam (Spalten "Kostenträger" + "Versorgungsbereich"). Firma und Standort werden unten gewählt; Standort kann auch automatisch über die IK-Nummer in der Datei erkannt werden. Jeder Kostenträger wird als eigene, exakte Kasse behandelt – Kassenverbünde (z.B. "Techniker Krankenkasse (TK), BARMER") werden nicht auseinandergerissen oder geraten.
Optionen bei „Kein Vertrag“
Diese Handlungsoptionen sieht der Mitarbeiter im Schnellcheck, wenn kein Vertrag mit der Krankenkasse besteht. Angezeigt werden die ersten Einträge der Liste – wie viele, legen Sie unten fest.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Schützt Ihr eigenes Admin-Konto zusätzlich mit einem 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App (z.B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy). Betrifft nur Ihren eigenen Login – andere Konten sind davon unabhängig, bis sie es ebenfalls selbst einrichten.